Satamien jatkuvuudenhallinta kehittyy
Suomen Satamaliitto ry (info
Satamaliitto.fi
Ukrainan sota ja pandemiatilanne ovat ajaneet yritykset ja yhteisöt monenlaisten muutosten alle. Satamien osalta se on tarkoittanut yhteistyön tiivistämistä, tilannekuvan kokoamista ja jakamista sekä harjoituksia, joilla varaudutaan erilaisten skenaarioiden aiheuttamiin muutoksiin.
Kaikki kansalliseen Huoltovarmuusorganisaatioon kuuluvan Satamapoolin kesken tehty työ kanavoidaan lopulta jatkuvuudenhallinnan suunnitelmiin. Niitä työstetään sekä kahden välisesti eri yritysten kanssa että yhdessä eri satamien kesken.
Jatkuvuussuunnittelussa tunnistetaan hälytyskaavio, häiriötilanteiden hallinta esimerkkien avulla ja käsitellään palautumista, joka on pohjana mahdollisen seuraavan häiriön hallinnassa. Satamayhtiön jatkuvuuden hallinnassa tavoitteena on jakaa tietoa laajasti koko oman organisaation kesken. Lisäksi on suositeltavaa käsitellä yhdessä sidostyhmien kanssa ne toimintaperiaatteet, joilla ongelmatilanteissa reagoidaan. Parhaimmillaan yksityiskohdat otetaan huomioon jo sopimuksia tehdessä.
Tiedon hallintaan ja luokitteluun kiinnitettävä huomiota
Yksi keskeinen havainto jatkuvuudenhallinnan suunnitelmia kehittäessä on ollut se, että satamissa on vielä kehitettävää tiedon hallinnassa ja luokittelussa. Yritysten ja yhteisöjen arkisen aherruksen keskellä ei tulla ajatelleeksi, että dokumenttien tulisi olla hyvin löydettävissä ilman, että niihin on henkilösidonnaisia rajoitteita. Toisaalta dokumentit tulisi olla niin hyvin luokiteltu, että kenellekään sen löytäjälle ei jää epäselväksi, jos se on vain sisäiseen käyttöön, vain sidosryhmille, vain johtoryhmälle kuuluva tai aivan julkinen.
Satamapoolin tukeman Jatkuvuudenhallintasuunnitelman mallin on tarkoitus parantaa kokonaiskuvaa siitä, mitä kaikkea liittyy turvallisuus-, varautumis- ja valmiusasioihin. Sen avulla tiedetään mitä tarkemman tason tietoja on löydettävissä ja mistä. Se tarvitsee myös tuekseen taustalle järjestelyn (SharePoint, M-files, verkkolevyt), joka rajaa osan tiedosta vain sitä tarvitseville. Vielä sen lisäksi tarvittaisiin dokumenttien merkitseminen, jotta niiden luokittelu olisi selkeä, vaikka tieto olisi sitä suojaavan järjestelmän ulkopuolella. Näillä toimilla satamista tulee entistä luotettavampia toimijoita ja kumppaneita, jotka kykenevät hyödyntämään laajasti työntekijöidensä yhteistä osaamista.
Joensuun Satamapäivillä jatketaan keskustelua aiheesta. Tervetuloa mukaan Jatkuvuuden hallintaa koskevaan työpajaan 21.9. iltapäivästä!